Je bedrijf groeit en je kunt het werk niet langer alleen aan. Of je zoekt iemand die over talenten beschikt die jij zelf niet hebt. Het is tijd om de volgende stap te zetten: personeel aannemen. Deze overstap brengt nieuwe verantwoordelijkheden en uitdagingen met zich mee. Uitdagingen waar je je als ondernemer goed op moet voorbereiden. In dit blog bespreken we de belangrijkste zaken waar je als ondernemer rekening mee moet houden wanneer je voor het eerst personeel aanneemt.
Doorloop de volgende stappen
Wellicht zie je als ondernemer door de bomen het bos niet meer bij het aannemen van personeel. Dan kunnen we je gerust stellen: als je de stappen goed doorloopt hoeft het niet heel ingewikkeld te zijn. En een beetje hulp is nooit ver weg, mocht je er niet uitkomen. Waar moet je zoal rekening mee houden?
1. Kies de juiste rechtsvorm
Als ZZP’er kun je personeel aannemen zonder je rechtsvorm te wijzigen. Echter, het kan voordelig zijn om de structuur van je bedrijf te herzien en eventueel over te stappen van een eenmanszaak naar een bv of een andere rechtsvorm die beter past bij je nieuwe situatie.
2. Aanmelden als werkgever
Voordat je personeel in dienst neemt, moet je je als werkgever registreren bij de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel (KVK). Dit is essentieel om loonheffingen te kunnen afdragen en te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
3. Controleer de identiteit van je werknemer
Het is verplicht om de identiteit van je werknemer te controleren en een goed leesbare kopie van het identiteitsbewijs op te slaan in je loonadministratie. Zorg dat alle persoonsgegevens, inclusief het burgerservicenummer (BSN), duidelijk zichtbaar zijn.
4. Stel duidelijke arbeidsvoorwaarden op
Leg afspraken over arbeidsvoorwaarden vast in een arbeidsovereenkomst. Dit omvat zaken als salaris, werktijden en dagen, vakantiedagen en proeftijd. Ook de uitbetaling van vakantiegeld is hier onderdeel van. Zorg ervoor dat deze afspraken niet in strijd zijn met eventuele cao’s. Eventuele minder essentiële regels, zoals afspraken over kleding, zichtbare piercings of tatoeages en regels in de werkomgeving kunnen vastgelegd worden in een personeelshandboek.
5. Houd je aan het wettelijk minimumloon
Als werkgever ben je verplicht om je werknemer minstens het wettelijk minimumloon of minimumjeugdloon te betalen. De hoogte van dit loon wordt halfjaarlijks aangepast, dus blijf op de hoogte van de huidige bedragen.
6. Zorg dat je administratie overeenkomt met wet- en regelgeving
Je administratie moet voldoen aan bepaalde wettelijke eisen. Dit betekent onder andere het verwerken van gegevens voor de loonheffingen, het bijhouden van een kopie van het identiteitsbewijs van je werknemer en het opstellen van een loonstaat.
7. Denk na over een pensioenregeling
In sommige sectoren en cao’s is het verplicht om een pensioenregeling aan te bieden. Is er geen verplichte bedrijfstakpensioenregeling, dan kun je zelf kiezen of je een pensioenregeling aanbiedt aan je werknemers. Dit kan op verschillende manieren.
8. Herzie je verzekeringen
Met personeel in dienst is het belangrijk om je verzekeringen te herzien. Sluit bijvoorbeeld een ziekteverzuimverzekering af om de kosten van loondoorbetaling bij ziekte te dekken. Ook een aansprakelijkheidsverzekering voor werkgevers kan van pas komen, zodat je verzekerd bent tegen schadeclaims van werknemers.
Soepele overgang
Personeel aannemen is een spannende en uitdagende stap in de groei van je bedrijf. Door je goed voor te bereiden en alle wettelijke verplichtingen na te komen, kun je deze overgang soepel laten verlopen en je beoogde groei gaan realiseren.
Wil je meer weten over de stappen die je moet nemen bij het aannemen van personeel? Neem vrijblijvend contact met ons op. Wij staan voor je klaar voor hulp en advies.